Efter den lange planlægning er dagen endelig kommet til at du skal afholde dit event. Der har været meget arbejde for at få det hele til at spille – og det lykkedes trods udfordringerne. Men arbejdet slutter ikke helt endnu. Udover de opgaver der følger med når man er vært, skal der måske også laves dækning af begivenheden. Her er det godt at vide hvilke redskaber de sociale medier giver dig i den forbindelse. Der er mange der måske ikke har haft mulighed for at være der på dagen til eventet – sociale medier holder folk opdaterede.
Forberedelse
På platforme som instagram, LinkedIn og twitter er det en god idé at forberede hashtags. På den måde kan folk følge med i hvad der sker og du kan få en fornemmelse for hvordan deltagere oplever eventet og hvad der sker rundt omkring. Det giver også deltagerne mulighed for at poste deres eget content, mens de anvender dit hashtag.
Inden begivenheden går i gang, er det også en god idé at oprette grupper steder som Facebook eller WhatsApp. Dette skaber et forum for deltagerne, hvor de kan tale sammen om eventet. Samtidig kan du læse hvad de har af forventninger og oplevelser.
Under eventet
Under eventet er det en god idé at opfordre folk til at tage billeder de kan dele med deres netværk. Herigennem kan du også dele deltagernes opslag som en del af markedsføringen.
Du kan også vælge at livestreame eventet eller liveblogge. Husk her at både instagram og Facebook har en begrænsning for hvor lang tid du kan streame (60-120 minutter).
Det er essentielt at have et godt team bag sig under store begivenheder. Teamet kan være frivillige, sponsorer, personale eller andre fra venuen. Det er også godt at have adgang til en stærk wi-fi forbindelse.
Hvis ikke du tiden til dækningen, samtidigt med at du skal være vært, kan du lade et digital bureau om opgaven. Derved kan du koncentrere dig om dine forpligtelser.
